Auf dieser Seite finden Sie Hinweise und Regeln dafür, wenn Sie im Rahmen Ihrer Abschlussarbeit, Ihres Praxisprojekts oder sonstigen Projekten KI-APIs verwenden, für die Sie Gebühren bezahlen müssen. Wenn Sie diese Regeln beachten, bekommen Sie die API-Gebühren aus dem Budget des Archilab erstattet.
(English version below)
In vielen Abschlussarbeiten, Praxisprojekten und sonstigen Projekten (z.B. Guided Projects im Master Digital Sciences) werden heutzutage KI-APIs wie die von OpenAI, Anthropic oder anderen Anbietern verwendet. Diese APIs sind in der Regel kostenpflichtig, d.h. es fallen Gebühren an, die je nach Nutzung variieren können. Damit Sie diese APIs in Ihrem Projekt verwenden können und die Kosten erstattet bekommen, beachten Sie bitte die nachfolgenden Regeln.
Bevor Sie eine kostenpflichtige KI-API in Ihrem Projekt einsetzen, sprechen Sie dies bitte mit Ihrem Betreuer (Prof. Bente oder einer seiner Mitarbeiter) ab. Gemeinsam legen Sie ein maximales Budget fest, das für die Nutzung der API im Rahmen Ihres Projekts zur Verfügung steht. Daumenregel: je nach Art des Projekts sind Beträge von 50 - 100€ kein Problem.
Damit die Kosten für die Nutzung der KI-API aus dem Budget des Archilab erstattet werden können, muss die Rechnung UNBEDINGT auf die TH Köln ausgestellt sein. Die Rechnungsadresse muss wie folgt lauten, sonst kann die Rechnung nicht erstattet werden. Der Einkauf der TH Köln ist an diesem Punkt sehr strikt.
Technische Hochschule Köln
<ggfs. Ihr Name>
Gustav-Heinemann-Ufer 54
50968 Köln
Nachdem Sie die Rechnung für die Nutzung der KI-API erhalten haben, leiten Sie diese bitte an Prof. Bente weiter. Sie bekommen die Kosten dann zunächst per Paypal oder Überweisung von Prof. Bente erstattet. Er rechnet die Kosten dann mittels Barvorlage aus dem ArchiLab-Budget ab.
Das Rechnungsdatum darf bei der Einreichung zur Erstattung nicht länger als 3 Monate zurückliegen. Für Barkäufe gibt es eine Frist von 6 Monaten, ab der eine Erstattung durch den Einkauf der TH Köln nicht mehr vorgenommen wird. Damit wir die eingereichten Belege bündeln können und nicht jeden Beleg einzeln abrechnen müssen, brauchen wir die Rechnungen spätestens 3 Monate nach Rechnungsdatum.
(English version)
AI APIs such as those from OpenAI, Anthropic, or other providers are now used in many theses and projects (e.g., guided projects in the Master Digital Sciences). These APIs are usually subject to a fee, i.e., charges apply that may vary depending on usage. To use these APIs in your project and have the costs reimbursed, please observe the following rules.
Before using a paid AI API in your project, please discuss this with your supervisor (Prof. Bente or one of his staff members). Together, you will set a maximum budget that is available for using the API within the scope of your project. Rule of thumb: depending on the type of project, amounts of 50 – 100€ are generally not a problem.
In order for the costs of using the AI API to be reimbursed from the Archilab budget, the invoice must ABSOLUTELY be issued to TH Köln. The billing address must be as follows, otherwise the invoice cannot be reimbursed. The TH Köln purchasing department is very strict on this point.
Technische Hochschule Köln
<your name, if applicable>
Gustav-Heinemann-Ufer 54
50968 Köln
Once you have received the invoice for using the AI API, please forward it to Prof. Bente. Prof. Bente will then reimburse you for the costs via PayPal or bank transfer. He will then settle the costs via TH Köln Purchasing Department from the ArchiLab budget.
The invoice date must not be more than 3 months prior to the date of submission for reimbursement. For cash purchases, there is a deadline of 6 months after the invoice date. After that deadline, the TH Köln Purchasing Department refuses to reimburse the costs. In order to bundle the submitted receipts and not have to settle each receipt individually, we need the invoices no later than 3 months after the invoice date.